Ein Event sollte auf jeden Fall den Gästen noch lange positiv in Erinnerung bleiben. Ob prickelnder Champagner, tolles Show-Programm oder vollgepackte Goodie-Bags: Es gibt viele Möglichkeiten, ein erinnerungswürdiges Event zu organisieren. Dahinter steckt vor allem viel Planung und Zeit. Etwas, das bei einer Eventplanung auf keinen Fall fehlen sollte, ist das Veranstaltungskonzept.
Mit einem Eventkonzept die wichtigsten Fragen klären
Mit einem Eventkonzept bringen Sie die einzelnen Planungsschritte in eine Reihenfolge und ordnen sie den richtigen Personen zu. Es bietet Antworten auf die wichtigsten Fragen wie Budget, Einladungsmanagement und Location. Ein Veranstaltungskonzept ist der Plan und Leitfaden für ein Event. Im folgenden Beitrag stellen wir das Konzept genauer vor und klären auf, was die wichtigsten Faktoren sein sollten.
Wann sollte ich ein Eventkonzept anfertigen?
Natürlich, es wird keiner gezwungen ein Eventkonzept zu erstellen. Auch bei kleineren Veranstaltungen oder Inhouse-Schulungen ist ein Konzept nicht immer der richtige Ansatz. Aber ein Veranstaltungskonzept kann bei jedem größeren Event Struktur in die Planung bringen. Dies hilft vor allem dem Event-Entscheider, also der Person, die das Event von A bis Z betreut und dafür zuständig ist. Das Konzept kann entweder der Eventmanager erstellen oder eine Agentur.
Warum ist ein Eventkonzept so wichtig?
Ganz einfach: es strukturiert die Eventplanungen. Werden alle Ideen einmal zu Papier gebracht und niedergeschrieben, können einzelne Teilschritte genauer definiert werden. Wer kümmert sich um eine Vorauswahl von Eventlocations, wer macht Besichtigungstermine aus, wer trägt die Hauptverantwortung? All diese Fragen können mit einem Konzept näher geklärt werden. So ergibt sich auch ein Zeitplan, wann welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen.
Frühzeitig mit den Planungen für ein Event beginnen
Je größer das Event, desto eher sollten Sie mit der Vorbereitung beginnen. Wollen Sie vielleicht eine extravagante Eventlocation, die häufig ausgebucht ist? Dann sollten Sie so bald wie möglich mit den Planungen starten. Und dazu gehört eben auch ein Eventkonzept.
Konkreter Aufbau eines Eventkonzepts
Genug zu den Eckpunkten und Zeitplan, kommen wir zu einem konkreten Aufbau eines Eventkonzepts. Dabei variieren Aufbau und enthaltene Elemente je nach Veranstaltungsgröße, Art des Events und Zeitrahmen. Folgende Eckpunkte sollten in jedem Konzept enthalten sein:
- Datum, Zeitrahmen, Anlass des Events
- Verantwortlicher für das Event
- Ziel der Veranstaltung
- Zielgruppe/Gästeanzahl
- Evtl Motto des Events
- Zeitplan des Events, grober Ablauf
- Location, Catering, Technik, Transport
- Einladungsmanagement
- Kosten
- Ablauf der Planungen, Zeitplan
Als Livestream Agentur unterstützen wir Sie gerne nicht nur bei der Liveübertragung Ihres Events, sondern auch bei der Eventplanung. Nach über 250 Livestreams wissen wir, was eine gute Veranstaltung ausmacht und wie sie am besten organisiert und geplant wird.