Sobald der Vorhang gelüftet ist und die Show anfängt, kann jeder Eventplaner sprichwörtlich einmal tief durchatmen. Denn es hat alles geklappt, die Show kann so durchgeführt werden. Auch bei einem Livestream sind die fünf Minuten vor Beginn einer Veranstaltung die spannendsten. Sind alle Teilnehmer auf Position? Funktioniert die Technik? Kann der Livestream pünktlich starten?
Bevor es überhaupt an die Durchführung eines Events geht, muss ein Eventkonzept erstellt werden. Wir haben in diesem Beitrag schon hilfreiche Tipps für Dich gesammelt, wie ein Eventkonzept aufgebaut sein sollte. In diesem Artikel erklären wir, welche Faktoren für ein Veranstaltungskonzept unserer Erfahrung nach unverzichtbar sind.
Ein klares Briefing als Entscheidungshilfe
Für ein Eventkonzept sollten am Anfang alle wichtigen Punkte in einem Dokument gesammelt werden. Dazu reicht es als ersten Schritt überhaupt alle Fragen, die geklärt werden müssen, aufzuschreiben und zu notieren. Anhand dieses klaren Briefing können alle Beteiligten Entscheidungen treffen und ein Konzept erstellen. Fragen können zum Beispiel sein:
- Wer ist meine Zielgruppe?
- Welche Art von Location benötigen wir?
- Wie laden wir die Zielgruppe zu dem Event ein?
- Gibt es ein Catering?
- Wie ist die Parkplatzsituation?
Was ist das Ziel des Events?
Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Eventkonzepts ist die klare Definition von Zielen. Jedes Event, jede Preisverleihung und jeder Livestream hat ein bestimmtes Zielvorhaben. Sei es quantitative Faktoren, wie die Steigerung des Absatzes, Erhöhung des Marktanteils oder die Kundengewinnung. Daneben gibt es auch die qualitativen Faktoren, dazu zählt man positive Medienresonanz, eine emotionale Bindung zu den Zuschauern und allgemein eine positive Grundstimmung zwischen Kunden und Unternehmen. Um diese Ziele herauszufinden, kann man beispielsweise das Event von hinten nach vorne planen. Das heißt, ich überlege, welche Stimmung oder welches Ereignis nach dem Event eintreten soll. Hat man das Ziel definiert, kann man mit den konkreten Planungen beginnen.
Bringen Sie einen Twist in die Veranstaltung
In seinem Berufsleben wird wohl jeder Arbeitnehmer mindestens einmal zu einem Event eingeladen. Auch als Endkunde bekommt man häufig Einladungen zu einem Produktlaunch oder Ähnlichem. Doch meist sind diese Veranstaltungen sich sehr ähnlich. Prickelnder Champagner, ein roter Teppich und ein Flying Buffet sind mittlerweile normal geworden. Als Eventplaner sollte man sich deshalb überlegen, wie man eine gewisse Dramaturgie einbauen kann. Was ist das Besondere an der Veranstaltung? Denn am liebsten soll das Event danach das Gesprächsthema Nr.1 sein. Natürlich nur im positiven Sinne. Die Marke und das Unternehmen dahinter sollten erlebbar gemacht werden.
Evaluierung des Events
Als letzter unverzichtbarer Faktor für ein Eventkonzept zählen wir die Evaluierung. Denn nur wer hinterher das Event auswertet, kann für zukünftige Veranstaltungen die richtigen Rückschlüsse ziehen. Für die Evaluierung muss das Ziel, welches man im Vorfeld definiert hat, genauer beleuchtet werden. Lautet das Ziel zum Beispiel eine Absatzsteigerung, muss man im Nachgang des Events die Verkaufszahlen genau beobachten.
Um ein Eventkonzept zu erstellen, braucht es Zeit und Ressourcen. Das kann sich nicht jedes Unternehmen leisten. Auch haben die Mitarbeiter häufig nicht die Erfahrung, um ein Event zu planen. Doch ein Eventkonzept ist unerlässlich für eine gelungene Veranstaltung. Wer seine Ziele im Vorfeld klar definiert, kann sein Event genauer planen. So werden nicht nur Zeit, sondern auch Kosten gespart. Als Livestream Agentur sind wir auch im Eventbereich Alleskönner und planen fast jede Woche spannende Veranstaltungen. Kontaktieren Sie uns also gerne unter 089 41 41 453 30 oder schreiben Sie uns unter hello@stream-filmproduktion.de